Bizakodóak az üzleti rendezvénypiaci kilátások – A felmérésben részt vett vállalatok 77,3%-a tervez még az idei évben valamilyen rendezvényt, ugyanakkor a szervezést az utolsó pillanatra hagyják, ami nagy kihívás elé állítja a piaci szereplőket.

A tavalyi év trendje megfordulni látszik: a járvány miatt kifejezetten erős online fókuszú eseményszervezés visszarendeződése teljesen egyértelműnek tűnik; a vállalatok elhanyagolható számban (4,4%) terveznek csak és kizárólag online rendezvényt, a többség külön élő és külön online rendezvényben is (42,7%), vagy kifejezetten élő rendezvény megtartásában (30,7%) gondolkodik az idei őszi/téli időszakban. Hibrid céges eseményt a válaszadók 5,8%-a tervez, vagy még nem döntött (16,4%).

A céges rendezvények résztvevő számain még mindig látszik az óvatosság: az őszi/téli időszakban a cégek több, mint fele 50 főnél kisebb események szervezésében gondolkodik: a vállalatok harmada a kisebb, 25-49 fős rendezvényeket részesítik előnyben (32,9%), ennél kisebb számú (24 főig) eseményt tervez a cégek 25%-a. Nagyobb léptékben a vállalatok közel egyharmada gondolkodik csak: 50-100 fő között a cégek 14,5%-a, 100 és 200 fő között 13,2%, 200 fő feletti résztvevő számmal pedig a vállalatok 3,9%-a tervez az idei évben. 10%-uk pedig még egyáltalán nem döntött a tervezett létszámot illetően.

Meglepő fordulat és a korábbi tendenciától teljesen eltérő, hogy a cégek az utolsó pillanatig kivárnak a szervezéssel és a rendezvény pontos időpontját legtöbben – a korábbitól eltérően – nem hónapokra előre jelölik meg és nem is kezdik meg a szervezést sem, hanem a teljes folyamat last minute történik. A vállalatok több, mint fele (56%) a tervezett esemény időpontja előtt maximum 4 héttel kezdi el a szervezést, 13,3%-uk csak 3 hetet hagy erre, 5,8%-uk pedig 1-2 hét szervezési időt hagy erre, így a piac mind a megrendelések volumenét, mind a rendezvényhelyszínek szabad kapacitásait, a catering és technikai igényeket illetően nagyon nehezen tervezhető.

Ez a jelenség az erőforrás-tervezés tekintetében szinte megugorhatatlan akadály elé állítja a piac szolgálatóit: a rendezvényszervezőket, szállodákat, éttermeket, rendezvényházakat és rendezvényközpontokat és sokszor meglátszik a helyszínek szolgáltatási színvonalán: a rendezvényhelyszín sokszor nem tudja biztosítani a megrendelt esemény volumenének megfelelő mennyiségű és minőségű munkaerőt és szolgáltatást.

Jó hír ugyanakkor, hogy a rendezvényekre fordított költségkeret nem csökkent a 2019-es év azonos időszakához képest: a 2021. őszi/téli időszakában a cégek 37,4%-a ugyanakkora, 28,4%-uk pedig kifejezetten nagyobb budgettel tervez és a megkérdezettek csupán harmada nyilatkozott úgy, hogy alacsonyabb összeget fordít a rendezvényeire az idei szezonban, mint 2019-ben tette.

A középtávú előrejelzések is kifejezetten pozitívak: a cégek 85,4%-a nyilatkozott úgy, hogy nagyobb összeget fordítanak majd rendezvényekre 2022-2024. közti időszakban, mint a 2019-es évben erre fordított büdzséjük volt.

Nyilatkoztak a cégek arról is, hogy idén milyen típusú rendezvényben gondolkodnak. A www.rendezvenyhelyszinek.hu felmérésében résztvevő vállalatok jellemzően több eseménytípust is terveznek párhuzamosan: 69,8%-uk biztosan tervez karácsonyi rendezvényt, 62,9% csapatépítőt, 52% céges buli szervezésén is gondolkodik, ugyanakkor tréninget a megkérdezettek 49,3%-a, oktatási célú rendezvényt 38,4%-a, konferenciát 35,6%, workshop-ot 34,2%, ügyfélpartit pedig 26,1%-uk tervez még az idei évben.

A válaszadók véleményére alapozva a piac nem csak hónapokra tér majd magához, hanem úgy tűnik, hogy egy lassú rendezvénypiaci visszarendeződés is elindul, amiben kulcsszerep jut annak, hogy a szereplők milyen gyorsan tudnak reagálni a rövid határidőkre és az ebből fakadó kapacitás-tervezési nehézségekre.

Forrás: a rendezvenyhelyszinek.hu saját felmérése. Módszertana: online kérdőíves megkérdezés, a válaszadók vállalati rendezvények megrendelői, kapcsolattartói, illetve döntéshozói. A felmérés 2021. szeptember 15-20. között történt. A felmérés a 2019-es év azonos időszakát vette bázisnak, ugyanis a tavalyi évben már rendezvénytartási tilalom lépett életbe, így az azzal történő összehasonlítás nem lenne megfelelő.
(MTI-OTS)